Polityka prywatności

Wersja robocza — wymaga sprawdzenia przez prawnika przed publikacją.

Wersja dokumentu: [DO UZUPEŁNIENIA: np. 1.0]

Data wejścia w życie: [DO UZUPEŁNIENIA: DD.MM.RRRR]

Ten dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w związku z rezerwacją i pobytem w domkach w Bukowcu, po co je zbieramy, jak długo je przechowujemy i jakie masz w związku z tym prawa. Staraliśmy się napisać go prosto — bez zbędnego żargonu.

---

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest:

Imię i nazwisko / nazwa: [DO UZUPEŁNIENIA: imię i nazwisko administratora]
Adres: [DO UZUPEŁNIENIA: ulica, kod pocztowy, miejscowość]
NIP: [DO UZUPEŁNIENIA: NIP albo informacja, że najem prywatny — bez NIP]

dalej: „my", „Administrator".

Prowadzimy wynajem krótkoterminowy dwóch domków w Bukowcu koło Soliny, na terenie Ciśniańsko-Wetlińskiego Parku Krajobrazowego: „Urocza chata z sauną" oraz „As".

Kontakt w sprawach danych osobowych:
e-mail: magdalena@biesczady.pl
telefon: 509 981 786
adres korespondencyjny: jak wyżej.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku. We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz na adres podany wyżej.

Podstawą prawną tego dokumentu jest rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawa o ochronie danych osobowych.

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy tylko te dane, które są nam potrzebne do przyjęcia rezerwacji i przeprowadzenia pobytu:

Kategoria	Co obejmuje
Dane identyfikacyjne	imię i nazwisko
Dane kontaktowe	adres e-mail, numer telefonu
Dane rezerwacji	wybrany domek, termin pobytu, liczba osób, cena, status rezerwacji, ustalenia dodatkowe (np. przyjazd ze zwierzęciem, godzina przyjazdu)
Dane płatnicze	numer rachunku bankowego, z którego wpłynął zadatek, kwota, data i tytuł wpłaty
Dane weryfikacyjne	fakt i czas potwierdzenia kodu SMS oraz kodu e-mail (same kody są jednorazowe i wygasają)
Dowód akceptacji regulaminu	numer wersji zaakceptowanego regulaminu oraz znacznik czasu akceptacji
Korespondencja	treść wiadomości e-mail i SMS, które do nas wysyłasz, oraz historia ustaleń

Nie zbieramy i nie przechowujemy skanów, kopii ani zdjęć dowodów osobistych, paszportów ani innych dokumentów tożsamości. Jeżeli jesteś cudzoziemcem i przy zameldowaniu okazujesz dokument tożsamości, jest on wyłącznie oglądany — nie kopiujemy go i nie fotografujemy.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu). Jeżeli sam przekażesz nam takie informacje w wiadomości (np. informację o alergii albo o ograniczeniach zdrowotnych przy korzystaniu z sauny), przetwarzamy je wyłącznie w zakresie potrzebnym do odpowiedzi i tylko za Twoją zgodą wyrażoną przez samo ich przekazanie.

3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie prawnej

3.1. Rezerwacja i pobyt — art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przetwarzamy Twoje dane, żeby zawrzeć i wykonać umowę najmu oraz żeby podjąć działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem. Obejmuje to:

przyjęcie rezerwacji wstępnej i zablokowanie terminu,
weryfikację numeru telefonu i adresu e-mail kodami jednorazowymi,
kontakt z Tobą w sprawie rezerwacji, potwierdzenia i szczegółów pobytu,
rozliczenie zadatku i pozostałej części ceny,
przekazanie kluczy i przeprowadzenie pobytu.

3.2. Obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przetwarzamy dane, aby wypełnić ciążące na nas obowiązki prawne: wystawić i przechowywać dokumenty sprzedaży, rozliczyć podatek, prowadzić wymaganą ewidencję.

[DO UZUPEŁNIENIA: jeżeli gmina pobiera opłatę miejscową i prowadzimy jej ewidencję — dopisać ten cel; jeżeli prowadzimy księgę meldunkową cudzoziemców — wskazać podstawę prawną po konsultacji z prawnikiem]

3.3. Nasz uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przetwarzamy dane również wtedy, gdy jest to konieczne dla naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest:

ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami (np. spór o zadatek, o szkodę w domku),
wykazanie, że zaakceptowałeś regulamin w określonej wersji i o określonej godzinie,
ochrona przed nadużyciami — weryfikacja kodem SMS i e-mail chroni nas przed fikcyjnymi rezerwacjami blokującymi terminy,
bieżąca komunikacja związana z Twoim pobytem.

3.4. Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Jeżeli kiedykolwiek poprosimy Cię o zapisanie się na informacje o wolnych terminach lub o zgodę na publikację Twojej opinii z podpisem, zrobimy to na podstawie osobnej, dobrowolnej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej. [DO UZUPEŁNIENIA: usunąć ten punkt, jeżeli nie prowadzimy newslettera ani nie publikujemy opinii]

4. Czy musisz podać dane

Podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu oraz danych rezerwacji jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy — bez nich nie przyjmiemy rezerwacji i nie będziemy mogli się z Tobą skontaktować ani potwierdzić pobytu.

Podanie danych rachunku, z którego wpływa zadatek, wynika z samego przelewu — bez tego nie moglibyśmy zaksięgować wpłaty ani zwrócić jej, gdyby zwrot był należny.

5. Jak długo przechowujemy dane

Rodzaj danych	Okres przechowywania
Dane rezerwacji i korespondencja	do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy `[DO UZUPEŁNIENIA: wskazać konkretny okres po konsultacji z prawnikiem — art. 118 Kodeksu cywilnego]`; w razie sporu — do jego prawomocnego zakończenia
Dowód akceptacji regulaminu (wersja + znacznik czasu)	tak samo jak dane rezerwacji
Dokumenty księgowe i podatkowe	5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Dane rezerwacji wstępnych, które wygasły (brak zadatku w 24 h)	`[DO UZUPEŁNIENIA: np. 12 miesięcy]` — dla wykazania historii zajętości terminów i obrony przed roszczeniami
Kody weryfikacyjne SMS i e-mail	kody są jednorazowe i wygasają; zapisujemy wyłącznie sam fakt i czas weryfikacji
Dane przetwarzane na podstawie zgody	do wycofania zgody

Po upływie tych okresów dane usuwamy lub anonimizujemy.

6. Komu przekazujemy dane

Twoich danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do obsługi rezerwacji — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych albo jako niezależnym administratorom, jeżeli tak wynika z ich roli:

Dostawca hostingu i poczty — utrzymuje stronę internetową, formularz rezerwacyjny i skrzynkę e-mail. [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i siedziba dostawcy]
Dostawca bramki SMS — wysyła kody weryfikacyjne i ewentualne powiadomienia o rezerwacji. [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i siedziba dostawcy]
Biuro rachunkowe — prowadzi rozliczenia podatkowe i księgowe. [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa biura]
Bank — obsługuje rachunek, na który wpływa zadatek, i zwroty.
Booking.com oraz Airbnb — wyłącznie w odniesieniu do rezerwacji dokonanych za pośrednictwem tych portali. W takim przypadku portal jest odrębnym administratorem Twoich danych i stosuje własną politykę prywatności; my otrzymujemy od niego dane potrzebne do przeprowadzenia pobytu. Rezerwacje złożone bezpośrednio przez naszą stronę internetową nie są przekazywane do tych portali.
Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa — np. organy podatkowe, sądy, policja — gdy mają do tego podstawę prawną.
Kancelaria prawna lub firma windykacyjna — wyłącznie w razie sporu i wyłącznie w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli któryś z naszych dostawców usług (np. dostawca poczty, hostingu lub portal rezerwacyjny) korzysta z serwerów poza EOG, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Możesz otrzymać od nas informację o zastosowanych zabezpieczeniach, pisząc na magdalena@biesczady.pl.

[DO UZUPEŁNIENIA: po wyborze dostawców — wskazać, czy i którzy przetwarzają dane poza EOG oraz na jakiej podstawie]

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu — możesz dowiedzieć się, czy i jakie Twoje dane przetwarzamy, i otrzymać ich kopię (art. 15 RODO).
Prawo do sprostowania — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne do celów, dla których je zebraliśmy, gdy wycofasz zgodę albo gdy skutecznie wniesiesz sprzeciw (art. 17 RODO). Prawo to nie obejmuje danych, które musimy zachować, aby wypełnić obowiązek prawny (np. dokumentów księgowych) lub bronić się przed roszczeniami.
Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz żądać, byśmy czasowo „zamrozili" przetwarzanie, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych (art. 18 RODO).
Prawo do sprzeciwu — możesz w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych opartemu na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO).
Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać dane, które nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przekazać je innemu administratorowi; dotyczy danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO).
Prawo do wycofania zgody — w każdej chwili, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie; bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

www.uodo.gov.pl

Aby skorzystać z tych praw, napisz na magdalena@biesczady.pl albo zadzwoń pod 509 981 786. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości — chodzi o to, żeby nie przekazać danych osobie nieuprawnionej.

9. Brak profilowania i automatycznych decyzji

Nie profilujemy Cię i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Automatyczne jest jedynie techniczne działanie systemu rezerwacji: zablokowanie terminu po wysłaniu formularza oraz zwolnienie terminu po upływie 24 godzin bez wpłaty zadatku. Są to z góry ustalone, jednakowe dla wszystkich reguły wynikające z regulaminu, a nie ocena Twojej osoby. Każdą rezerwację potwierdza człowiek — dopiero po sprawdzeniu dostępności terminu.

10. Pliki cookies

[DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić stan faktyczny po zbudowaniu strony — poniższa treść dotyczy wariantu bez analityki i bez narzędzi zewnętrznych]

Nasza strona używa wyłącznie plików cookies niezbędnych technicznie do jej prawidłowego działania — służą one m.in. utrzymaniu sesji formularza rezerwacyjnego, zapamiętaniu kroku weryfikacji oraz zabezpieczeniu formularza przed nadużyciami.
Nie stosujemy cookies analitycznych, marketingowych ani reklamowych. Nie śledzimy Cię między stronami i nie przekazujemy informacji o Twojej wizycie sieciom reklamowym.
Ponieważ używamy tylko cookies niezbędnych, nie prosimy o zgodę na ich stosowanie — zgodnie z przepisami Prawa telekomunikacyjnego / Prawa komunikacji elektronicznej zgoda nie jest w takim przypadku wymagana. [DO UZUPEŁNIENIA: zweryfikować z prawnikiem aktualną podstawę prawną]
W każdej chwili możesz zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce lub je usunąć. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić poprawne działanie formularza rezerwacji.
Serwer hostingowy może automatycznie zapisywać w logach adres IP, datę i godzinę zapytania oraz typ przeglądarki — dane te służą zapewnieniu bezpieczeństwa i poprawnego działania strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i są przechowywane przez [DO UZUPEŁNIENIA: okres retencji logów u dostawcy hostingu].

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do skali naszej działalności: szyfrowane połączenie ze stroną (HTTPS), dostęp do danych rezerwacyjnych ograniczony do osób prowadzących obiekt, zabezpieczone hasłem konta w używanych usługach, kopie zapasowe. Nie przechowujemy dokumentów tożsamości ani danych kart płatniczych.

12. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować ten dokument — np. gdy zmienią się przepisy albo gdy zaczniemy korzystać z nowego dostawcy usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie internetowej obiektu, wraz z numerem wersji i datą wejścia w życie. O istotnych zmianach dotyczących Gości z aktywną rezerwacją poinformujemy e-mailem.

---

Kontakt: magdalena@biesczady.pl · tel. 509 981 786

Obiekt: Bukowiec k. Soliny, Ciśniańsko-Wetliński Park Krajobrazowy — domki „Urocza chata z sauną" i „As"

Uwaga redakcyjna (do usunięcia przed publikacją): dokument jest projektem. Przed publikacją należy uzupełnić wszystkie pola oznaczone [DO UZUPEŁNIENIA], ustalić rzeczywistą listę dostawców i podpisać z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych, a całość zweryfikować u radcy prawnego lub adwokata specjalizującego się w ochronie danych osobowych.